Flex Office : Un nouveau mode d’organisation pour faciliter votre travail

Taux d’occupation des postes de travail en baisse

Le taux d’occupation des postes de travail a drastiquement diminué ces derniers mois. Cela peut s’expliquer par les avancées technologiques dans les domaines de la communication et du stockage immatériel des fichiers dans le cloud. De plus, la crise sanitaire a encore accentué le phénomène en généralisant le télétravail. Ainsi, ces nouveaux facteurs viennent s’ajouter aux travailleurs nomades ou travailleurs à temps partiel, entrainant une occupation des postes de travail de l’ordre de 60% contre 80% il y a encore quelques années.

Les entreprises repensent leur espace de travail

C’est dans ce contexte que les entreprises, petites ou grandes, cherchent à repenser leur espace de travail dans le but d’adapter leur surface immobilière à ce nouveau mode de fonctionnement. Les équipes dirigeantes cherchent aujourd’hui à adapter leur espace aux besoins réels de leurs collaborateurs.

Cette réflexion intègre deux objectifs, la première porte sur l’optimisation des coûts immobiliers et la deuxième porte sur la réduction de leur impact environnemental. En effet, dès lors que les salariés d’une même entreprise ne sont pas tous en même temps sur leur lieu de travail, il devient possible de réduire la superficie des bureaux de l’entreprise tout en limitant les émissions de gaz à effet de serre liés aux trajets quotidiens des salariés.

C’est dans cette optique que de nombreuses entreprises vont suivre une logique de Flex office.

Problématique

Flex office : petite explication

Le Flex office ou bureau flexible est un nouveau mode d’organisation de l’espace et des conditions de travail au sein du quel les collaborateurs ne disposent pas de poste de travail attitré. Cette nouvelle organisation permet de prévoir un espace de travail plus petit, mais suffisant au nombre de salariés présents en même temps dans les locaux. Le flex office s’accompagne d’espaces de bureaux ouverts, de lieux de travail plus flexibles où les salariés choisissent leur environnement de travail selon leurs tâches et les moments de la journée.

Afin de passer au Flex office, plusieurs ajustements sont généralement effectués. En effet, les entreprises recourent par exemple à, des boxs fermés pour téléphoner ou organiser des réunions, adaptent leurs équipements informatiques et digitaux ou encore aménagent des espaces de création et de collaboration.

Le rangement dans le Flex office ?

En passant au Flex office, il n’est plus question d’avoir de bureaux attitrés permettant aux collaborateurs de stocker leurs dossiers ou leurs effets personnels. Pour pratiquer le Flex office sans contrainte, il est primordial que les salariés travaillent léger. La question du rangement dans l’univers du Flex office devient donc essentielle.

Solutions

Utiliser des casiers connectés

Dans un univers où chacun doit pouvoir quitter son poste de travail à n’importe quel moment en laissant la place propre et nette pour le prochain, l’intégration d’une solution de rangement est indispensable afin de pouvoir travailler léger sans être encombré de son sac ou autres effets personnels.

La mise en place de casiers connectés positionnés à des emplacements stratégiques afin de limiter les déplacements inutiles durant la journée de travail répond parfaitement à cette problématique.

Avantages des casiers connectés

Utilisation et gestion simple

Notre système offre une utilisation et une gestion centralisées simples des casiers via notre interface web ou mobile. Ainsi, nos casiers s’ouvrent et se ferment automatiquement selon les possibilités d’authentification choisies, comme un badge RFID ou notre application mobile par exemple.

De plus, le système de gestion de casiers connectés permet aux administrateurs de suivre les données importantes liées au fonctionnement des casiers. Ils peuvent ainsi suivre l’historique d’utilisation, l’administration ou encore l’usage en temps réel des casiers dans une démarche d’amélioration continue.

Sécurité

En utilisant nos casiers connectés, vous renforcez également la sécurité des biens de vos salariés. En effet, il n’y a aucun risque qu’une autre personne puisse accéder à ses effets personnels puisque lui seul et l’administrateur sont en possession du moyen d’identification.

Adapter la configuration des casiers selon votre dynamique

Lorsque l’on opte pour le Flex office, avoir des rangements adaptés à son activité est indispensable. C’est pourquoi, chaque mur de casiers et a fortiori chaque casier individuel doit pouvoir être configuré et géré à distance en fonction de la dynamique changeante des bureaux flexibles. Afin d’assurer la personnalisation de notre solution de casiers connectés, les administrateurs peuvent facilement se connecter au portail de gestion. En effet, ces derniers peuvent accéder au système de gestion de casiers via le navigateur de leur ordinateur portable, tablette ou smartphone. Le portail offre aux administrateurs tous les outils nécessaires afin de configurer la solution selon leurs souhaits.

De multiples fonctionnalités

Notre système permet en plus de l’utilisation quotidienne classique des casiers à effets personnels, de multiples fonctionnalités. En effet, nos casiers peuvent être configurés pour fonctionner comme casiers de livraison et de ramassage de colis, de casiers de mise à disposition contrôlée d’équipements et où, en même temps, permettre à vos visiteurs de scanner un code QR pour assigner leur téléphone directement à un casier sans avoir à télécharger une application au préalable.

Intégration de la solution dans votre architecture

Notre système a été développé dans le but de s’intégrer facilement à votre architecture logiciel existante. En effet, nous disposons déjà d’API permettant de dialoguer avec des solutions de smart building, de gestion d’accès ou encore de ressources humaines. De plus, nous proposons également des intégrations sur mesure afin d’adapter notre logiciel de gestion de casiers connectés à votre environnement.

Notre logiciel de gestion de casiers est conçu pour respecter votre politique de confidentialité et de protection des données. Pour ce faire, l’utilisation des casiers peut être configurée de manière anonyme.

Résultat

Pour conclure, le travail en mode Flex représente l’avenir mais doit être accompagné d’une solution de rangement intelligente pour maximiser les performances et la satisfaction des collaborateurs.

Notre solution de casiers connectés permet d’intégrer plusieurs fonctionnalités à un même mur de casiers tout en garantissant une facilité d’utilisation et de gestion.

Cette flexibilité fait de notre solution de casiers connectés un indispensable dans l’agencement d’un espace de bureaux en Flex-office.